Storkommunen Asker skal bruke Workplace by Facebook for å samarbeide bedre

Onsdag 1. januar 2020 opphører kommunene Asker, Hurum og Røyken å eksistere, samtidig som den nye storkommunen Asker ser dagens lys. Arbeidshverdagen til 6000 kommuneansatte forandres.

– For øyeblikket drifter vi tre kommuner samtidig som vi bygger en fjerde. Gjennom samhandling og kunnskapsdeling blir vi bedre kjent med hverandre og får alle gode krefter til å trekke samme vei, sier Vibeke Lindeberg Sand, kommunikasjonsrådgiver i Asker kommune.

Likeverdige parter må ha lik informasjon

Da arbeidet med sammenslåingen så smått begynte i 2016, oppsto det fort behov for en digital plattform for kommunikasjon og dialog mellom de ansatte i de tre kommunene.

– Røyken, Hurum og Asker er likeverdige partnere i denne prosessen. Derfor skal all informasjon komme samtidig og på samme måte. De tre intranettene til kommunene fungerte ikke godt nok til dette formålet. Her varierer bruken en del, og kommuneansatte som ikke jobber foran en skjerm til daglig er sjelden eller aldri innom intranettene, sier Lindeberg Sand.

På tvers av hierarkiet

Svaret ble å innføre Workplace by Facebook som felles samhandlingsplattform i de tre kommunene. Løsningen er en variant av Facebook som er beregnet på arbeidslivet, der nettverket er lukket, og virksomheten selv eier alle sine data. Plattformen er enkel å bruke på mobil, og derfor tilgjengelig for de fleste. I tillegg er selv de med lav IT-kompetanse ofte fortrolige med Facebooks brukergrensesnitt, noe som gjør det enklere å komme i gang.

– Vi trenger å finne nye og bedre måter å jobbe sammen på. Workplace by Facebook gjør det mulig å arbeide mer tverrfaglig og på tvers av hierarkiske strukturer, sier Lindeberg Sand, som har hatt prosjektansvar for å få på plass Workplace.

I fjor sommer fikk samtlige ansatte e-post med invitasjon til å bruke løsningen. I dag teller webmaster Geir-Arne Lindsholm i overkant av 6200 brukere.

– Noen er svært drevne, mens andre har en del å gå på ennå. Det tar tid å få dette inn i kulturen vår. Dessuten er det en rekke funksjoner som vi ikke har klart å ta skikkelig i bruk ennå, som videochat. Derfor ser vi at vi trenger en god del hjelp fremover, sier han.

Smir ny identitet

Nå har prosjektet Digitale Asker 2020 hentet inn Sopra Steria for å sørge for at kommunene får enda mer ut av Workplace by Facebook, som konsulentselskapet er partner med. Sopra Steria skal blant annet hjelpe til med endringsledelse og effektiv bruk av verktøyet samt praktiske oppgaver som å integrere andre programmer inn i løsningen.

Vibeke Lindeberg Sand sier det er i Workplace de skal smi sin nye, felles identitet fram mot sammenslåingen.

– Det er også her fagmiljøer etablerer kontakt over nåværende kommunegrenser og ledere blir kjent med sine nye medarbeidere. Samtidig må vi hver dag levere viktige tjenester til innbyggerne våre, så det er begrenset hvor mye tid vi har til å jobbe med å tilpasse et samhandlingsverktøy, sier hun.

Stor spennvidde

Lars Ødegaard, direktør for offentlig sektor i Sopra Steria, er selv bosatt i Asker, og gleder seg derfor ekstra til hjelpe de tre kommunene med å samarbeide fram mot sammenslåingen.

– Dette er et oppdrag med stor spennvidde, fra å jobbe med kultur og digital ledelse innenfor Workplace, og ned til mer tekniske spørsmål. Vi bruker selv Workplace by Facebook internt i Sopra Steria, og vi har gjort oss en hel rekke erfaringer som vi nå skal dele med nye Asker kommune, sier han.

Kontaktpersoner:

* Asker kommune/Digitale Asker 2020, kommunikasjonsrådgiver Vibeke Lindeberg Sand, mobil 408 41 517

* Sopra Steria, direktør offentlig sektor, Lars Ødegaard, mobil 970 57 972

* Sopra Steria, Director Marketing and Communication Scandinavia, Kristin Blix-Elton, mobil 970 28 616

Bildetekst:

SOSIAL HJELPER. Sopra Steria, her ved Lars Ødegaard, skal hjelpe Digitale Asker og Vibeke Lindeberg Strand, med å bli enda bedre på Workplace by Facebook. Foto: Kristin Jacobsen / Studio Oscar